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学做PPT?不如先养成好习惯!从此也能早早下班~

事半功倍的独家秘笈。

先来张总结图镇楼~

有人问过我这么一个问题:「做PPT,有哪些好习惯?」

认真总结了一下自己的一些习惯后发现:这不就是PPT做得比一般人快的秘诀吗?!很多人都觉得做PPT很痛苦,其实,可能是因为你的打开方式不对哦~

这篇文章以习惯的角度综合讲述了多个小技巧,技多不压身,不妨看看,说不定有惊喜!

一、一劳永逸的设置习惯

01.最大撤销次数

改着改着发现还不如原来的,于是你点击撤销,点击撤销,点击撤销,咦?!怎么点不动了?还没撤销到刚刚的状态呢…这种尴尬的情况,相信大家都遇到过。

其实,这个撤销次数是可以改的哦!怎么改呢?

文件 – 选项 – 高级

将「最多可取消操作数」设置为150。

以后就可以愉快地 Ctrl + Z (撤销)啦~再也不用担心没点两下撤销键就不能点了呢。

02.快速访问工具栏

先看看它是啥?

蓝色框出来的一排按钮就是「快速访问工具栏」啦~

这些图标在2016以前的版本里,是出现在最顶上那一行的。一开始更新后还有点不习惯,但后来觉得很顺手,再调整回去反而觉得挤得慌。所以个人建议放在底下。

它的设置也可以在选项里找到。

文件 – 选项 – 快速访问工具栏

2016版可以直接在某个操作上单击右键,然后添加。(好用cry)

03.自定义菜单栏

PPT的选项卡一大排,功能也排得密密麻麻,但是说真的,很多操作你都没碰过吧?其实,你完全可以自定义这些选项卡!

看上图,我把常用功能都集成在了“开始”选项卡中,是不是清楚、简洁、又方便? 那么,怎么把不用的命令藏起来,要用的命令放一块呢?

文件 – 选项 – 自定义功能区

你可以从左边找到任何命令,添加到右边的功能区。

也可以在右边的功能区将命令重新排序、组合。

二、事半功倍的操作习惯

01.页数超多怎么办

大家做PPT,动不动就是几十页甚至上百页,这时候就会遇到很多重复的操作,即使用格式刷,刷个一百遍也是很累啊~

这一部分介绍几个小技巧,让你轻松应对页数超多的PPT!

技巧1:母版

如果你还没有像我这么调皮把功能区大洗牌的话

视图 – 母版视图 – 幻灯片母版

母版最常见的用途就是加LOGO,用法也很简单,在固定位置放LOGO图片就行了。

另一个用图是加页码,如果你的PPT需要加入页码,可以制作一个

「页码样式」

<第一步> 复制母版右下角的 <#>

<第二步> 在母版页中插入一个文本框

<第三步> 将<#>粘贴到刚才的文本框中,直接Ctrl + V 或者选择使用目标主题(默认第一个)

也可以修改一下这个文本框的样式

<第四步> 关闭母版视图,选择刚刚设置好的母版,插入一个新的幻灯片,就是自动编号的啦~

P.S.不过我问了很多小伙伴,包括我自己,基本上都是直接用空白板式进行设计的。所以可以放心大胆地删除默认板式,并根据自己的需要进行母版的设计。

技巧2:替换字体

对于页数很多PPT,还有一件头疼的事就是改字体。辛辛苦苦做完的几百页PPT,要一页一页改字体的话,那画面太美…

别怕~ PPT里有这样一项贴心的功能:替换字体。

点击替换旁边的倒三角,就可以看见了~

技巧3:默认文本框

对于页数很多PPT,还有一件头疼的事就是改字体。辛辛苦苦做完的几百页PPT,

设置默认文本框也是一个处理字体的好方式。

插入一个文本框,设置好格式后,右击,选择设置为默认文本框即可

然后插入的文本框就与刚才设置好的相同啦,这种做法通常应用在正文文本中。

技巧4:默认形状

与上一条类似,在PPT绘图的时候很常用~

比如把填充设置为无填充,线条的端点类型设置为圆形。

技巧5:幻灯片分节

与上一条类似

先看看什么叫「分节」

分节前

分节后

是不是清爽明朗了很多?

操作很简单,只要在两张幻灯片之间(缩略图或者大纲视图都可以)

右键 – 新增节

你还可以给节进行重命名、移动、折叠等操作,对于页数很多的PPT真的是好用到哭!

02.对齐总是搞不定

PPT要好看,最关键的是做好对齐,没有之一!

除了手动对齐,介绍几个常用的小技巧给你~

技巧1:参考线

你应该知道,视图中有参考线,但你知道其实参考线也可以自定义吗?

如图,默认的参考线是将页面四等分的:

但其实你也可以这样:

涉及到的操作:

【删除参考线】鼠标左键按住某根参考线,拖动至页面外,咻~不见了~

【新增参考线】按住Ctrl键的同时,用鼠标左键按住某根参考线,就可以拖动出一根新的参考线了~

技巧2:表格排版大法

表格排版大法好,用过的人都说好~

表格并非一定是条条框框,当年的Frontpage可是用表格来做网页的呢(暴露年龄)

除了可以用来排文本,也可以排图像。

不过图像是利用图片填充来实现,而非直接插入图片。

技巧3:SmartArt排版

其实SmartArt 工具中,也有一些不错的排版样式

技巧4:排列插件

如果你的PPT比PS还卡,那你一定装了至少三个插件

当时的我就是这种情况,同时装了Nordri Tools、PPT美化大师、OneKey Tools…

对于排列功能,我用NT插件比较多,尤其是矩形复制和环形复制。

比如这个动画中的一页

03.不可不用快捷键

PPT中单快捷键非常多。简单介绍几个:

【万能的F4】重复上一步操作

【霸气的格式刷】Ctrl + Shift + C / Ctrl + Shift + V

【放映时的黑屏大技】 B

【完全复制上一页】Ctrl + D

三、善始善终的保存习惯

01.文件命名

文件命名谁不会啊!可是…

PPT少不了改改改,所以我通常会分步骤多保存几次文件,并按日期和版本分别命名。

为了减轻崩溃和修改时的痛苦,get这个习惯吧~

02.嵌入字体

很多时候做好的PPT不是在本地播放的,此时字体问题就很重要了。

辛辛苦苦选择的字体,跑到别人电脑里一下就“卸了妆”,那画面太美~

方法一:嵌入字体

文件 – 选项 – 保存 – 将字体嵌入文件

有时候,嵌入字体也不管用了(苹果用户狂点头Ing),那么页数不多的情况下,还有个笨办法……

方法二:粘贴为图片

将文字剪切另存为图片,这样显示肯定万无一失了!不过这是下下策,页数多的时候就算了,老老实实选择常规字体吧。

03.版本兼容性

还是那个妨卸妆的问题,保存为较低版本时,通常会弹出一个令人不明觉厉的对话框。

提示通常会说得比较朦胧。比如我这里是在某页加了变体效果,但提示仅仅体现了切换效果。所以比较好的办法还是,找个装低版本的电脑看一下…

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